Word信件格式通常遵循传统书信结构，包含以下五部分，并通过左对齐和分栏排版实现专业效果：
一、信头（Header）
公司/个人信息：包含公司名称、地址、电话、传真等联系方式；
日期：信函撰写日期，需完整标注年、月、日。
二、收信人信息（Recipient Information）
姓名与地址：顶格书写收信人全称及详细地址；
称呼：如“尊敬的先生/女士”“亲爱的朋友”等。
三、正文（Body）
结构要求 - 每段落独立表达一个主题，建议一事一议；
- 长段落可左缩2字符，回行顶格；
- 行距设置为1.5倍，页边距上下左右2.54厘米。
内容规范
- 开头空两行，顶格写问候语（如“您好!”）；
- 正文需条理清晰，语言简洁得体。
四、祝颂语（Closing）
常见表达： 正式场合：此致 敬礼/敬祝商祺； 普通信件：祝健康/安好； 格式要求
五、署名（Signature）
位置：正文右下方空半行处；
内容：写信人姓名及职务，亲属间可加称呼（如儿子、哥哥）。
格式优化建议
模板使用：
通过Word的“邮件合并”功能或预设模板快速套用格式；
样式统一：
为标题、正文、署名等设置不同样式，便于修改；
纸张设置：
选择“信纸”模板，确保页边距和行距符合规范。
通过以上结构与格式规范，可提升信件的专业性和可读性。