资料员在收发文时，需要按照一定的格式和注意事项进行填写。以下是具体的填写方法：
收文登记表
收文日期：填写收到文件的日期。
序号：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
来文号：填写文件的编号。
文件标题：填写收文的标题全称。
受控号：如果收到的文件是受控的，则填写受控号。
份数：填写收到的文件的份数。
收回日期：填写文件的收回日期（如适用）。
施工图纸接收及分发台账
封面：封面采用横向幅面，上方注明“图纸接收及分发台账”，幅面中间是工程效果图，下方填写工程招标时承接单位和项目经理部全称。
工程名称：填写本项目的全称。
序号：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
图纸编号：填写图纸的图号。
图纸名称：填写图纸的具体名称。
接受套数：填写接受的图纸套数。
实际套数：填写原始的实际套数。
每套数量：填写这套图纸张数。
出图日期：填写出版这套图纸的日期。
图纸收到日期：填写收到图纸的时间。
图纸状态：填写图纸是否完整或破损。
图纸分发日期：填写下发图纸的时间。
图纸分发部门（套数）及人员签字：填写图纸下发的相关部门签字和图纸套数。
作废图纸编号：如图纸作废，注明图纸的编号。
回收日期：填写收回图纸的日期。
登记人：填写图纸接受及分发台账的保管者。
文件借阅登记表 （封面同施工图纸接收及分发台账，只改名称）：序号
：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
文件名称：填写文件的名称。
文件编号：填写文件的编号。
接收单位：填写接收文件的单位。
签收人：填写签收文件的人员。
签收时间：填写签收文件的时间。
备注：填写其他需要说明的事项。
收发文记录
文件发放记录： 部门：填写部门名称。 序号：填写文件名称。 文件编号：填写文件编号。 发文号：填写发文号。 发文日期：填写发文日期。 签收人：填写签收人。 备注：填写其他需要说明的事项。 文件接收记录
部门：填写部门名称。
序号：填写来文部门。
文件名称：填写文件名称。
文号：填写文号。
收文日期：填写收文日期。
备注：填写其他需要说明的事项。
文件和资料目录
序号：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
文件名称：填写文件的名称。
备注：填写其他需要说明的事项。
文件更改通知
致（部门/人）：填写收件部门或人员名称。
文件名称：填写文件名称。
编号：填写文件编号。
修改内容：填写文件修改的具体内容。
执行要求：填写按更改后的内容执行的要求。
通过以上步骤和表格，资料员可以规范地进行文件的收发的记录和管理，确保文件的准确性和可追溯性。