一、基本格式要素
主题行 - 需简洁明了，突出邮件核心内容（如：Project Inquiry、Meeting Request）
- 字数建议不超过35个字母，首字母大写（如：Project Inquiry）
称呼
- 正式场合：Dear + 全名（如：Dear Mr. Smith）
- 非正式场合：Hi/Lillian、Hello
- 不知姓名时：Dear Sir/Madam
正文
- 开头：说明写信目的（如：I am writing to request a meeting...）
- 主体：分条列出要点（如：Project details, Deadline, Contact information）
- 结尾：表达期待回复（如：Looking forward to your reply）
结尾用语
- 正式：Respectfully yours, Yours respectfully
- 商务：Very truly yours, Cordially yours
- 非正式：Sincerely yours, Warm regards
署名
- 包含姓名、职位及联系方式（如：Michael J. Smith, Jr., Project Manager, [mjsmith@email.com]）
二、实用写作技巧
主题优化
- 使用关键词提升搜索效率（如：urgent, follow-up）
- 避免模糊表述（如：Please contact me）
正文结构
- 采用“总-分-总”结构：开头概述目的，中间分点说明细节，结尾总结期待
- 段落分明，每段聚焦一个主题
格式规范
- 使用英文标点符号（如逗号、句号）
- 保持字体清晰（建议12号字）
三、示例模板
主题： Project Proposal Submission 正文
Dear [Recipient's Name],
I am submitting the project proposal as requested. Please find attached the detailed plan and timeline.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
四、注意事项
语言规范：避免使用缩写（如：can't→cannot）
附件管理：发送前检查文件名与内容匹配
回复礼仪：重要文件发送后主动跟进
通过以上步骤和技巧，可有效提升邮件沟通效率。