一、分类管理原则
逻辑分层
根据工作性质、业务流程或项目类型进行分层分类。例如，以项目为核心分类，每个项目下再细分为策划、执行、总结等子类别。
动态调整
随着业务发展及时调整分类体系，确保其始终适应工作需求。
二、高效收集方法
制定计划
明确需收集的文件类型、来源及时间节点，例如市场调研需提前规划行业报告、竞争对手资料等。
多渠道获取
结合内部协作（如部门提交、会议记录）和外部资源（如行业报告、专业数据库）。
规范命名与存储
电子文件采用“日期+主题+版本”等规则命名。
纸质文件分类存放在文件柜或档案目录中。
三、工具与技术支持
WPS文件助手
通过WPS的“文件收集”功能，可一键发起收集、设置截止时间，并通过链接或微信提醒提交。
企业云盘
使用够快云库等工具实现自动化收集，支持批量上传、隐私保护及随时随地访问。
其他工具
微信小程序（如WPS文件助手）或专业数据库辅助收集。
四、注意事项
完整性保障
保存原始文件及签字确认文件，确保档案齐全（如会议记录、合同等）。
移交与交接
每年定期移交应归档文件，完善交接手续，明确移交内容及责任人。
隐私与安全
通过加密传输、权限设置等手段保护敏感信息。
通过以上方法，可系统化、高效化地收集工作文件，提升管理效率与档案价值。