撰写迎新工作文件时，可以按照以下步骤进行：
引言
简要介绍迎新工作的背景和意义，表达对新生的欢迎之情。
开学前的准备工作
人员安排：
介绍迎新工作组的成立，明确各成员的职责分工。
设备准备：
列出迎新工作所需的设备和物资，确保一切准备就绪。
总体工作计划
迎新工作分配：
详细说明学生会分团委各部门的工作安排。
新生导生及迎新志愿者的招聘：
描述迎新志愿者和导生的选拔和培训过程。
迎新动员大会：
确定动员大会的时间、地点和参与人员。
迎新场地布置：
根据学校统一安排，详细说明场地布置的细节。
迎接新生：
确定迎接新生的具体时间和地点，安排专人负责。
开学典礼：
介绍开学典礼的时间、地点和流程。
新生军训：
根据《国防教育法》的要求，安排新生军训的时间和具体内容。
新生入学教育：
确定入学教育的时间和内容，确保新生顺利过渡到大学生活。
各时段的负责人及职责
签到、熟悉工作流程：
确保每个工作人员和新生都清楚了解迎新流程。
工作证服装分发：
详细记录工作证和服装的分发情况。
新生寝室分配：
负责填写新生寝室分配单，确保每个新生有合适的住宿安排。
迎新工作程序的培训：
对工作人员和志愿者进行迎新工作程序的培训。
新生接待情况记录：
记录每个工作人员和新生接待的详细情况，便于后续跟进和反馈。
后勤保障
住宿引导：
负责新生住宿引导工作，确保新生顺利入住。
饮食安排：
落实工作人员的饮食，确保他们在工作期间有足够的能量。
财务报销：
收集迎新工作发票，进行财务报销。
协调与沟通
宣传组、引导组、后勤保障组的协调：
确保各组工作协调一致，共同完成迎新任务。
咨询组：
负责解答新生及家长对我系各项情况的询问。
总结与反馈
迎新工作总结：
在迎新工作结束后，对整个迎新工作进行总结，分析存在的问题和不足。
反馈与改进：
收集新生和工作人员的意见和建议，进行改进，为下一次迎新工作提供参考。
附录
相关表格和名单：
附上新生寝室分配单、工作证服装分发表等相关表格和名单。
通过以上步骤，可以撰写一份详细、有条理的迎新工作文件，确保迎新工作的顺利进行。